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TERMS AND CONDITIONS

The African Organisation for Research and Training in Cancer (AORTIC) will host its 13th International Conference on Cancer in Africa from 5 to 10 November 2021 as a virtual conference.

Held biennially since the 1980s and with 12 conferences to its name, AORTIC expects to host more than 1000 attendees virtually from all over the world to engage with the theme “Cancer in Africa: Approaches, Collaboration, Impact” and to benefit from a programme developed by an internationally-representative Scientific Programme Committee.

AORTIC 2021 VIRTUAL CONFERENCE TERMS
CONFÉRENCE VIRTUELLE DE L’OAREC 2021 : MODALITÉS

AORTIC 2021 VIRTUAL CONFERENCE TERMS

The AORTIC 2021 Virtual Conference (hereafter “Conference”) is hosted by the African Organisation for Research and Training in Cancer (AORTIC) (hereafter “Host”) and organised by African Agenda (Pty) Ltd (hereafter “Organiser”).

REGISTRATION TERMS AND CONDITIONS

1. Completed registrations will be acknowledged within 5 working days, at which stage the registration is a confirmed commitment subject to the cancellation terms below.

2.  Invoice payment terms: 10 working days from date of invoice.

3. All registration payments must be made to African Agenda (Pty) Ltd t/a AORTIC Conference.

3.1. Unless agreed to in writing, all registration payments must be made in United States Dollars (USD).

3.2. Any short payment resulting from bank charges and/or exchange rate fluctuations will be charged back to the registrant.

4.  Cancellations must be received in writing by the Organiser at this email address: register@aorticconference.org.

4.1. Cancellations received before 16 October 2021 will receive a full refund less a 10% handling fee.

4.2. Cancellations received from 16 October 2021 will receive a 50% refund.

4.3. No refunds will be provided for cancellations received on or after 5 November 2021.

5.  Registrations may be transferred only if the Organiser is informed in writing at this email address: register@aorticconference.org.

6.  Registrations may not be shared. The access link and code provided is for the sole benefit of the registrant, shared access codes and links will not be issued, and access links and codes may not be shared with or loaned to others.

DATA CONSENT

We are committed to protecting your privacy and the security of the personal data you provide to participate in the Conference. The following information will assist you to be fully informed before you submit any personal data. Please review the following and give your consent for your personal data to be processed.

* What is personal data?

You will be required to submit personal data, including contact and demographic information that identifies you personally (e.g. name, address, email address, phone number, etc.) to participate in the Conference.

The Organiser will use this information for the following purposes: (a) enabling your Conference participation; (b) communicating Conference-related information to you; (c) marketing AORTIC news and opportunities that may interest you; and (d) sharing limited personal data with Conference sponsors, exhibitors, and third parties that perform services on behalf of the Host and the Organiser.

* Why are we processing your personal data?

We require your personal data to facilitate your participation in the Conference. This may include some or all of the following types of participation: abstract submission, sponsorship or exhibition booking, registration, and Conference sponsor and exhibitor follow ups.

* Other parties that will have access to your personal data.

Your personal data will only be shared with third parties in order to facilitate the organisation of the Conference. These third parties could include, but are not limited to, the provider of the Conference virtual platform, couriers, and Conference sponsors and exhibitors. Third parties that contact you post-conference are required by the Organiser to offer you the option to “opt out” of communications.

* How long will we store your personal data?

The Host and Organiser may use this information for as long as they remain active in conducting any of the above purposes.

* The right to enquire about your personal data.

You retain the right to ask us about your personal data at any time. Please contact us at register@aorticconference.org with any enquiries you may have.

* Data Controller Contact and Nominated Data Protection Officer

AORTIC 2021 Virtual Conference, c/o African Agenda, Conference Organiser

Davinia Lamb

120 Belvedere Road, Claremont, 7708, South Africa

Email: register@aorticconference.org

DISCLAIMER AND WAIVER

As a condition of my participation in the Conference, I hereby release the Host and the Organiser, and their officers, directors, employees, and agents, from and against all liability for damage or injury that may arise from my participation.

The Host and the Organiser intend to audio and video record the Conference and may use this content in their news and promotional material, and in print, electronic, and other media. By registering for the Conference, I grant the Host and the Organiser the right to use any image, photograph, audio or video recording, or other likeness of me, without limitation, for the Conference and the Host’s promotional materials and publicity efforts, without compensation. I agree that media may be displayed, distributed, or used by the Host and the Organiser for any reasonable promotional purpose, and that all media become the property of the Host.

LIMITATION OF LIABILITY

The Host reserves the right to cancel the Conference without notice or compensation in the event of any delay, default, failure, or cancellation of implementation of any deliverable to or for the Conference which has been caused, directly or indirectly, by any incident of “force majeure”. For the purposes hereof, the term “force majeure” shall mean any incident, circumstance, or cause which renders delivery of the Conference substantially or totally impossible or impracticable and which is beyond the control of the Host or Organiser. The term shall include but not be limited to the following:

  • Strike, or other industrial action of any kind;
  • Fire, flood, drought, water shortages, or adverse weather conditions;
  • Power failure;
  • Unavoidable breakdown or destruction of facilities or equipment;
  • Failure of carriers, delays in performance or delivery by sub-contractors, or any other breach by a third party of a material obligation towards the Host or Organiser;
  • Promulgation, amendment, or rescission of any relevant legislation or regulation by local, provincial, or national government; and
  • Any occurrence of any nature which renders it reasonably necessary for the Conference to be cancelled.

In such circumstances the Host and the Organiser are hereby indemnified and shall not be liable to any registrant, participant, partner, supplier, or other service provider for any loss or damage, save that the Organiser shall only be liable to reimburse the relevant party such amounts as may actually have been received by the Organiser, but after deduction of any costs that have been reasonably incurred by it up to the point of cancellation in preparing the Conference.

This limited liability does not extend to any payments that may have been made directly or indirectly (on behalf of, e.g., registrants, participants, partners, suppliers, service providers, etc.) to third parties such as suppliers or service providers.

ACKNOWLEDGEMENT

By checking the ACCEPT box, I acknowledge that I have read, understand, and accept the Registration Terms and Conditions, Data Consent, Disclaimer and Waiver, and Limitation of Liability.

CONFÉRENCE VIRTUELLE DE L’OAREC 2021 : MODALITÉS

La Conférence virtuelle de l’OAREC 2021 (ci-après « la Conférence ») est accueillie par l’Organisation africaine pour la recherche et l’enseignement sur le cancer (OAREC) (ci-après « l’Hôte ») et organisée par African Agenda (Pty) Ltd (ci-après « l’Organisateur »).

CONDITIONS D’INSCRIPTION

1. Les inscriptions remplies feront l’objet d’un accusé de réception dans les 5 jours ouvrables. À ce stade, l’inscription constitue un engagement confirmé et est assujettie aux conditions d’annulation ci-dessous.

2. Conditions de paiement de la facture : 10 jours ouvrables à compter de la date de la facture.

3. Tous les paiements d’inscription doivent être libellés à l’ordre d’African Agenda (Pty) Ltd opérant sous le nom d’AORTIC Conference.

3.1. Sauf accord écrit, tous les paiements d’inscription doivent être effectués en dollars américains (USD).

3.2. Tout paiement insuffisant résultant de frais bancaires et / ou de fluctuations du taux de change sera facturé à la personne inscrite.

4. Toute annulation doit être communiquée par écrit à l’Organisateur à l’adresse électronique suivante : register@aorticconference.org.

4.1. Les annulations reçues avant le 16 octobre feront l’objet d’un remboursement intégral, moins 10 % de frais de gestion.

4.2. Les annulations reçues après le 16 octobre 2021 feront l’objet d’un remboursement de 50 %.

4.3. Aucun remboursement ne sera effectué pour les annulations reçues après le 5 novembre 2021.

5. Les inscriptions ne peuvent être transférées que si l’Organisateur en est informé par écrit à l’adresse électronique suivante : register@aorticconference.org.

6. Les inscriptions ne peuvent être partagées. Le lien et le code d’accès fournis sont destinés au seul bénéfice de la personne inscrite. Aucun lien ni code d’accès partagé ne sera émis, et les liens et codes d’accès ne peuvent être partagés avec d’autres personnes ou prêtés à celles-ci.

CONSENTEMENT AU TRAITEMENT DES DONNÉES

Nous nous engageons à protéger votre vie privée et la sécurité des données personnelles que vous fournissez pour participer à la Conférence. Les informations suivantes vous aideront à être pleinement informé(e) avant de soumettre toute donnée personnelle. Veuillez prendre connaissance de ce qui suit et donner votre consentement au traitement de vos données personnelles.

* Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?

Afin de pouvoir participer à la Conférence, il vous sera demandé de soumettre des données personnelles, y compris vos coordonnées et des informations démographiques permettant de vous identifier personnellement (telles que votre nom, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone, etc.).

L’Organisateur utilisera ces informations aux fins suivantes : (a) pour permettre votre participation à la Conférence ; (b) pour vous communiquer des informations relatives à la Conférence ; (c) pour vous faire parvenir des actualités et des opportunités de l’OAREC susceptibles de vous intéresser ; et (d) pour partager certaines données personnelles limitées avec les sponsors de la Conférence, les exposants et les prestataires de services au nom de l’Hôte et de l’Organisateur.

* Pourquoi traitons-nous vos données personnelles ?

Nous avons besoin de vos données personnelles pour faciliter votre participation à la Conférence. Cette participation peut prendre l’une ou l’autre des formes suivantes : soumission d’un résumé, inscription pour un parrainage ou une exposition, inscription elle-même et communication de suivi d’un parrain de la Conférence ou d’un exposant.

* Autres parties qui auront accès à vos données personnelles.

Vos données personnelles ne seront partagées avec des tiers que dans le but de faciliter l’organisation de la Conférence. Ces tiers peuvent inclure, sans s’y limiter, le fournisseur de la plate-forme virtuelle de la Conférence, les coursiers, les sponsors de la Conférence et les exposants. Les tiers qui vous contacteraient après la Conférence sont tenus par l’Organisateur de vous offrir la possibilité de refuser ces communications.

* Combien de temps conserverons-nous vos données personnelles ?

L’Hôte et l’Organisateur peuvent utiliser ces informations aussi longtemps qu’ils poursuivent l’un des objectifs susmentionnés.

* Le droit de demander des informations sur vos données personnelles.

Vous conservez à tout moment le droit de nous interroger sur vos données personnelles. Veuillez nous contacter à l’adresse register@aorticconference.org si vous avez la moindre question.

* Contact de la personne responsable des données et officiellement déléguée à la protection des données

Conférence virtuelle OAREC 2021, c/o African Agenda, Organisateur de la Conférence

Davinia Lamb

120 Belvedere Road, Claremont, 7708, Afrique du Sud

Adresse électronique : register@aorticconference.org

CLAUSE DE NON-RESPONSABILITÉ ET DE RENONCIATION

Comme condition de ma participation à la Conférence, je dégage par la présente l’Hôte et l’Organisateur, ainsi que leurs dirigeants, directeurs, employés et agents, de toute responsabilité en cas de dommages ou de blessures pouvant résulter de ma participation.

L’Hôte et l’Organisateur ont l’intention d’enregistrer la Conférence en audio et en vidéo et peuvent utiliser ce contenu dans leur bulletins d’actualités et matériel promotionnel, ainsi que dans les médias imprimés, électroniques et autres. En m’inscrivant à la Conférence, j’accorde à l’Hôte et à l’Organisateur le droit d’utiliser toute image, photographie, tout enregistrement audio ou vidéo, ou toute autre ressemblance de moi, sans limitation, pour le matériel promotionnel et les efforts publicitaires de la Conférence et de l’Hôte, sans compensation. J’accepte que les médias puissent être affichés, distribués ou utilisés par l’Hôte et l’Organisateur à des fins promotionnelles raisonnables, et que tous les médias deviennent la propriété de l’Hôte.

LIMITATION DE RESPONSABILITÉ

L’Hôte se réserve le droit d’annuler la Conférence sans préavis ni compensation en cas de retard, de défaut, de défaillance ou d’annulation de la mise en œuvre de tout produit livrable à ou pour la Conférence ayant été causé, directement ou indirectement, par tout incident de « force majeure ». Aux fins des présentes, le terme « force majeure » désigne tout incident, toute circonstance ou cause qui rend la tenue de la Conférence substantiellement ou totalement impossible ou impraticable et qui échappe au contrôle de l’Hôte ou de l’Organisateur. Ce terme comprend, sans s’y limiter, les éléments suivants :

  • Grève ou autre action collective de quelque nature que ce soit ;
  • Incendie, inondation, sécheresse, pénurie d’eau ou conditions météorologiques défavorables ;
  • Panne d’électricité ;
  • Panne ou destruction inévitable d’installations ou d’équipements ;
  • Défaillance des transporteurs, retards dans l’exécution ou la livraison par des sous-traitants, ou tout autre manquement par un tiers à une obligation matérielle envers l’Hôte ou l’Organisateur ;
  • Promulgation, modification ou abrogation de toute législation ou réglementation pertinente par le gouvernement local, provincial ou national ; et
  • Tout événement, de quelque nature que ce soit, rendant raisonnablement nécessaire l’annulation de la Conférence.

Dans de telles circonstances, l’Hôte et l’Organisateur sont indemnisés par les présentes et ne seront pas tenus responsables de toute perte ou de tout dommage à l’égard d’une personne inscrite, d’un participant, d’un partenaire, d’un fournisseur ou de tout autre prestataire de services, étant entendu que l’Organisateur ne sera tenu de rembourser à la partie concernée que les montants qu’il a effectivement reçus, après déduction de tous les coûts qu’il a raisonnablement encourus jusqu’au moment de l’annulation lors de la préparation de la Conférence.

Cette responsabilité limitée ne s’étend pas aux paiements qui ont pu être effectués directement ou indirectement (au nom, par exemple, des inscrits, des participants, des partenaires, des fournisseurs, des prestataires de services, etc.) à des tiers tels que des fournisseurs ou des prestataires de services.

ATTESTATION

En cochant la case J’ACCEPTE, j’atteste avoir lu, compris et accepté les conditions d’inscription, le consentement au traitement des données, la clause de non-responsabilité et de renonciation, et la limitation de responsabilité.